¿Por qué necesito un Gestor documental?

Son muchos los problemas con los que los técnicos y diseñadores tienen que lidiar en una Oficina Técnica. Entre ellos, uno que nosotros solemos encontrar y enfrentar a la hora de acercarnos a los clientes, es la gestión de archivos y datos relacionados con el diseño en un CAD 3D, donde podemos encontrar muchos aspectos a tener en cuenta.

Por un lado, se debe tener en cuenta que los archivos CAD 3D, como sucede por ejemplo con SOLIDWORKS, están interrelacionados y vinculados, por lo que se deben gestionar con precaución acciones como moverlos, renombrarlos y similares, ya que debemos respetar estos vínculos para no estropear nuestros diseños.

Por otro lado, alrededor del diseño existe mucha información que debe almacenarse y mostrarse para llevar a cabo los proyectos de manera exitosa. Además, suele ser necesario introducir esta información en distintos lugares que no están conectados, pero requieren de tener la información, lo que se traduce en una tarea tediosa que consume tiempo.

Por encima de estos dos aspectos, sobre todo cuando una oficina técnica comienza a crecer, surge la necesidad de controlar quién hace que cosa y cuándo la hace, para llevar un control de la trazabilidad de nuestros productos. Combinado con la necesidad de gestionar distintas revisiones del diseño, hecho que suele confrontar con lo explicado en los dos párrafos anteriores ya que suele requerir de cambios de nombres, movimientos de archivos y modificación de codificaciones.

Por lo tanto, no es raro pensar que todos estos aspectos sean una fuente de dolores de cabeza en las Oficinas Técnicas. Pero la parte buena es que todo esto tiene solución a través de un Gestor Documental como SOLIDWORKS PDM.

Se trata de una herramienta que proporcionará el control y la seguridad necesarias sobre tus datos para llevar todas las tareas de Oficina técnica de manera eficiente.

 

¿Qué aporta un gestor documental como SOLIDWORKS PDM?

Para empezar, es inteligente en relación a los vínculos entre las piezas, ensamblajes y dibujos de SOLIDWORKS, por lo que no debemos preocuparnos de mover archivos o renombrarlos dentro de PDM ya que no se estropearán nuestros diseños.

Gestiona las revisiones de los archivos sin duplicar información y recopilando todos los cambios realizados, registrando quién, y cuándo los ha realizado, ya que funciona con usuarios y contraseñas individuales para controlar accesos. Además, estas revisiones se llevan a cabo a través de flujos de trabajo donde se puede definir el proceso de creación y aprobación de los diseños.

Su interfaz integrada en el explorador de Windows hace que el uso sea totalmente familiar, donde, a parte de toda la información que Windows muestra de forma predeterminada, puedes visualizar todas las propiedades y metadatos de los archivos. Estos metadatos además pueden editarse directamente desde esa interfaz a través de unos paneles llamados tarjetas, que pueden estar vinculados a propiedades de archivos de SOLIDWORKS u otros formatos. Otra ventaja es que esta información puede trasladarse de manera automática a través de una integración a programas externos como ERPs y así evitar el trabajo repetitivo de trasladar la información.

Toda la información y archivos quedan almacenados en un servidor de archivado y bases de datos que protegen toda la inteligencia de tus diseños.

Sin duda, es mucho lo que puede aportar un gestor documental en una Oficina técnica y son muchos los problemas que puede llegar a resolver. Si quieres saber más sobre cómo funciona entra en nuestro canal de YouTube y echa un vistazo a estos videos:

 

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