La gestión documental descontrolada, produce caos, y este caos puede traer consecuencias que, en muchas ocasiones, son graves. Como, por ejemplo, la pérdida de dinero al no cumplir un plazo o no disponer del documento requerido.

Las organizaciones en las que se da este tipo de situaciones, optan por soluciones que permitan una gestión más eficiente, sin necesidad de utilizar papel y que agilice y automatice sus procesos.

Implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil, pues existen una serie de claves que pueden ayudarte.

Consejos para mejorar la gestión documental

A continuación, te presentamos 5 consejos para mejorar la gestión documental y cómo la empresa Válvulas Zubi, referente en la fabricación de válvulas industriales, ha logrado mejorar su productividad poniéndolos en práctica:

• Clasificar la documentación: Es unos de los principales problemas de una mala gestión documental. Normalmente, los documentos digitales se almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea muchos problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado a los ficheros, las vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros, como son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente. Con el PDM la forma de trabajar de Válvulas Zubi ha cambiado, ya que el método ha cambiado, siguiendo las pautas que marca el PDM les ha obligado a trabajar con revisiones y aprobación de planos.

• Administrar las versiones de planos y documentos: Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas o directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Esto genera inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado. Y hace imposible distinguir las copias válidas, las últimas versiones de los documentos, así como los cambios realizados en cada versión. En el caso de Válvulas Zubi no tener claro que planos podían estar en obsoleto o en revisiones anteriores. Con el PDM y con el flujo de trabajo esto es algo que ya tienen totalmente controlado, teniendo de esta manera los operarios de fábrica una total confianza en los planos que salen de oficina técnica.

• Controlar la trazabilidad de los diseños y eliminar errores: otra de las ventajas de PDM es poder consultar las revisiones o las modificaciones que ha sufrido cada una de las piezas o componentes de la biblioteca. Pudiendo de esta manera ver cómo una pieza ha ido cambiando durante un tiempo, saber cómo se estaba haciendo antes y cómo se está haciendo ahora. O bien, las piezas sumistradas anteriormente saber cómo se suministraron. En definitiva, tener un control de todos los modelos, su información y cómo han ido cambiando durante todo el tiempo.

• Reducir el tiempo perdido en tareas no productivas: Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su elaboración. En su caso, esto ha supuesto un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental. Estos ahorros de tiempo en el día a día de la empresa Válvulas Zubi, se han visto sustancialmente incrementados, además de que la confianza entre los operarios en taller se ha incrementado, debido a que todos los planos que salen de oficina técnica ahora sí son revisados.

• Reducir las no conformidades: reducción de las no conformidades en producción, ahorros de coste en material y mejora de la calidad en el diseño, documentación y en producto final. Mejora de la llegada en mercado y en la imagen de marca. La forma de trabajar de Válvulas Zubi ha cambiado totalmente, especialmente con la implantación de la gestión documental. El hecho de trabajar mediante flujos de trabajo y con unas pautas muy definidas ha hecho que el sistema de gestión de documentos en Válvulas Zubi sea mucho más fiable y haya menos probabilidad de cometer errores. La empresa ha visto reducidas sus no conformidades en un 80% gracias a la revisión de planos y documentos. Además, al diseñar en 3D se pueden detectar los errores con mayor facilidad.